3 min. czytania | 20.04.2022 | Matylda Ryś

Jak pisać maile, które chce się czytać?

Słów kilka o poradnikach

zy jesteśmy w stanie poradzić sobie w życiu bez poradników? Oczywiście, że tak. Z drugiej jednak strony, życie staje się łatwiejsze, gdy ktoś nam coś podpowie, a my będziemy mogli sobie to wdrożyć, oszczędzając czas i nerwy.

Dziś mam przyjemność zaprezentować parę słów ode mnie, taki miniporadnik można by rzec, na temat, który wydaje się dość prosty. Prosty na tyle, że trudno uwierzyć, że ktoś mógłby mieć z nim problem, a jednak! Praktyka podpowiedziała mi, że te problemy się zdarzają, stąd przed Wami niedługi wpis o pisaniu e-maili.

A skoro o pisaniu mowa – sprawdź nasze szkolenie z copywritingu!

Pisać każdy może, trochę lepiej lub trochę gorzej

I ani przynajmniej ani bynajmniej nie chodzi mi tu o działania sprzedażowe czy marketingowe, a o takie zwyczajne maile w codziennej komunikacji. Każdy z nas pisze maile, ale zdecydowana większość z tych, które dostaję, jest tak chaotyczna i nieprzemyślana, że generuje 5 kolejnych wiadomości, rozmowę telefoniczną albo i spotkanie.

A wystarczy poświęcić 10 minut więcej na przygotowanie wiadomości, którą będzie się dobrze czytać i stanie się świetnym źródłem wiedzy o aktualnej sytuacji czy projekcie. Wszystko po to, żeby po prostu potem zaoszczędzić czas sobie i naszym odbiorcom.

Ja w moim mailach staram się stosować:

akapity
punktory,
wyróżnienia,
kolory.

Wszystko po to, by ktoś po otwarciu wiadomości i zerknięciu szybko na treść, wiedział od razu, co tam znajdzie. Robię to po to, żeby szybko mógł wrócić do interesującego go fragmentu i żeby w wiadomości dostał komplet informacji oraz wskazówkę, jaki będzie kolejny krok w naszej komunikacji.

Staram się stosować te zasady w mailach do klientów, współpracowników czy np. gdy staram się o nową pracę i wiem, że mój pracodawca dostanie sto innych wiadomości i dobrze by było, żeby to w mojej szybko i łatwo znalazł to, co jest dla niego najbardziej istotne.

Czy to się w ogóle opłaca?

Efektem takich działań jest to, że jednego maila piszę nawet 30 minut, ale wiem, że to jest czas, dzięki któremu zaoszczędzę kilka godzin w przyszłości i zyskam spokój ducha, że wszyscy wiedzą, na czym stoją. Często też osoby, do których piszę, stosują się do wskazówek w moich wiadomościach. Wiedzą, czego od nich oczekuję i odpowiadają na większość zadanych przeze mnie pytań.

Jeśli jest coś, w czym jestem całkiem dobra, to jest to pisanie maili. I jakkolwiek ta umiejętność wydaje się błaha, tak w codziennym życiu widzę, że często ludzie przykładają do tego małą wagę, w efekcie generując dodatkowe problemy komunikacyjne, które ciągną się nawet wiele tygodni.

Mailowa empatia

Mam nadzieję, że moje inspiracje zasieją w Was ziarno mailowej empatii i znajdziecie w tych wskazówkach coś, co będziecie mogli wprowadzić do codziennej komunikacji. Dziękuję za przeczytanie wpisu do końca i zapraszam do lektury pozostałych artykułów na naszym blogu o marketingu.